Adviesbureau voor bouw en infra
Aanbestedingsleidraad schrijven? Zo doe je dat!

Aanbestedingsleidraad schrijven? Zo doe je dat!

Hoe schrijf je een goede aanbestedingsleidraad? We zouden geen eigenzinnig adviesbureau voor de bouw- en infrasector zijn, zonder hier een mening over te hebben. Op jaarbasis zien we er vele, waarbij we de ene keer aan de kant van de opdrachtgever (OG) staan en de andere keer (mee)schrijven aan het plan van aanpak voor de opdrachtnemer (ON). De ene keer is het helder wat de opdrachtgever wil, de andere keer is het zoeken naar een speld in een hooiberg. Maar hoe schrijf je als opdrachtgever nu dé leidraad, die jou de aanbiedingen geeft die jij voor ogen hebt? Wat is van belang en wat kun je juist beter laten? Hieronder tips en trucs die daar een handje bij kunnen helpen.

 

Schrijf altijd SMART

Opdrachtgevers vragen inschrijvers om SMART te zijn in hun aanbieding. Maar het is dan belangrijk om ervoor te zorgen dat ook de leidraad SMART wordt opgesteld. Is de leidraad niet SMART? Dan krijg je als opdrachtgever waarschijnlijk veel vragen of je krijgt een aanbieding die onvoldoende SMART is. Gevolg: je komt in de realisatie en uitvoering mogelijk voor verrassingen te staan en/of er ontstaan discussies over zaken als termijn, kosten of grenzen.

 

Wees realistisch

Wees je bewust van wat je vraagt. Vraag niet om een plan te schrijven op 1 A4 terwijl de uitvraag in de leidraad zelf al meer dan een A4 aan vragen omvat. Dan zal de gegeven ruimte te beperkt zijn om je vraag te beantwoorden.

 

Wees specifiek

Maak eerst voor jezelf helder welk eindresultaat je exact voor ogen hebt. En “reken dan terug” naar het begin, naar het moment dat bijvoorbeeld de eerste schop in de grond gaat. Op die manier kun je per stap bepalen wat je van de aanbesteder wilt.

 

Geef aan wat je wilt

Geef aan wat je wel wilt en ook wat je niet wilt. Ook hier geldt: hoe duidelijker de vraag, hoe specifieker het antwoord (de inschrijving) zal zijn. Wil je als opdrachtgever bijvoorbeeld volledig worden ontzorgd in het omgevingsmanagement? Of wil je dat de eigen afdeling Communicatie mee blijft kijken? Denk hier van tevoren over na en vermeld dit in de leidraad, zodat de aanbestedende dienst hier op in kan spelen.

 

Prijs/kwaliteit

In een aanbesteding gaat het om de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Maar wat is voor jou kwaliteit? Waar moet het eindresultaat volgens jou aan voldoen? Kwaliteit kan op verschillende manieren vorm krijgen, ga daarom niet op de stoel van de aanbieder zitten. Geef de aanbieder de kans om out-of-the-box-oplossingen aan te dragen.

 

EMVI-kortingen

Doe de uitvraag zo dat aangedragen maatregelen de kwaliteit verhogen. Zo voorkom je dat je vraagt om zaken die (wettelijk) zijn voorgeschreven. Je voorkomt dan dat je onnodige kortingen geeft en zo een te duur eindproduct uitvraagt. Laat de aanbieder echt kwaliteitverhogende maatregelen bedenken en geef dáár korting op.

 

Omgeving en deadlines

Kijk samen met de omgeving naar deadlines in de leidraad. Soms kan het voor de omgeving beter zijn dat er kort en intensief wordt gewerkt. Soms is een langere periode met minder overlast een beter alternatief. Als je deze kennis kunt meenemen in de aanbestedingsleidraad, dan weet je dat je een realistische planning krijgt én dat deze wordt gedragen door de omgeving.

 

Een laatste controle

Laat de leidraad, voordat je hem openbaar maakt, inhoudelijk en tekstueel controleren. Zo voorkom je onnodige onduidelijkheden en lever je kwalitatief een goede tekst af.

 

Al deze stappen doorlopen? Tijd om de leidraad openbaar te maken. Laat die SMARTe aanbiedingen maar komen!

 

Terug naar EMVI