Adviesbureau voor bouw en infra
Inkoop versus project

Inkoop versus project

Een tijdje geleden kreeg ik het volgende dilemma voorgeschoteld: Een projectleider van een waterschap wil graag een duurzame relatie (partnerschap) opbouwen met een leverancier/aannemer. Dit blijkt echter strijdig met het inkoopbeleid van de organisatie.

Dit dilemma staat niet op zichzelf. We maken het vaker mee dat het inkoopbeleid van een (overheids)organisatie niet aansluit op de wensen van de afdeling waarvoor ‘het werk’ of ‘de dienst’ wordt ingekocht.

De schijnbare strijdigheid tussen inkoop- en projectbelang is niet iets nieuws maar van alle tijden. Toch vind ik het vreemd. In mijn beleving dient een inkooporganisatie ondersteunend te zijn aan de afdelingen die ‘het werk’ of ‘de dienst’ inkopen? Het gaat toch om de (juridische) kaders van de inkoopopdracht van ‘het werk’ of ‘de dienst’ en niet de feitelijke invulling? Soms blijken de kaders zodanig te zijn vastgesteld, dat er geen ruimte lijkt te zijn voor maatwerk.

Het is duidelijk dat het hier gaat om belangen en perspectief. En als het gaat om belangen dan is begrip een belangrijk gegeven. Als ik begrijp waarom mijn collega graag iets wil realiseren, dan ben ik veel beter in staat om dit te faciliteren. Als een inkoper de uitdaging en het doel van de projectleider begrijpt, dan wordt het al veel eenvoudiger om dit te realiseren. Je denkt dan in mogelijkheden en niet in onmogelijkheden.

Neemt begrip en de bijbehorende communicatie het dilemma volledig weg? Nee, want het inkoopbeleid dient ook andere belangen. Dus wederzijds begrip is op zijn plaats. Een projectleider moet er van doordrongen zijn, wat (juridisch) wel of niet kan. Mijn ervaring is wel dat er vaak meer mogelijk is dan vooraf wordt gedacht. Dit betekent dat er gezamenlijk en vanuit ieders perspectief (projectbelang en inkoopkaders) onderzocht moet worden wat de mogelijkheden zijn. Ga samen op onderzoek uit!

Dus: begrip én denken in mogelijkheden. Dit legt gegarandeerd de basis voor: 1) een plezierige, interne samenwerking en 2) een optimaal (project)resultaat. En wat als de kaders geen ruimte laten voor dergelijk maatwerk? In dat geval is het goed om de kaders op doordachte wijze te verruimen. Tijdelijk of definitief. Welke leidinggevende of welke beleidsmaker kan in dat geval tegen een verruiming zijn? Het is immers in het belang van de organisatie in het algemeen!

Terug naar Projectmanagement