Adviesbureau voor bouw en infra
Steeds meer aanbestedingen mislukken: nergens voor nodig!

Steeds meer aanbestedingen mislukken: nergens voor nodig!

Laatst las ik een artikel met de kop “Steeds meer aanbestedingen mislukken”. In datzelfde artikel stond ook de opmerking: “Wen er maar aan…”. Toen dacht ik: dit kan toch niet waar zijn? Hoe is dit mogelijk in onze kenniseconomie? Er gaat hier iets grondig fout. Maar waar ligt die fout? En waarom maken we die fout keer op keer? En waarom lijken we hier niets van te leren?

Helaas blijft het niet bij het artikel. Ook binnen ons bedrijf worden wij er regelmatig mee geconfronteerd. Budgetten die (veel) te laag bleken na uitslag. Risico’s die niet volledig in beeld waren gebracht. Procedures die – zoals de opdrachtgever het zelf formuleerde – “niet de schoonheidsprijs verdienen” waarna de aanbesteding voor de derde (!) keer over moet.

Tegelijk valt mij ook iets anders op. Een aanbesteding wordt zo complex gemaakt, dat die niet meer te beheersen is. Wat ik hiermee bedoel? Een voorbeeld: opdrachtgever X wil een werk aanbesteden en vraagt ondersteuning van een adviesbureau. Vervolgens wordt er een uitvraag samengesteld die zo complex is, dat de marktpartijen niet zelfstandig tot een inschrijving kunnen komen.

Dit betekent dat er heel veel kosten worden gemaakt om tot een uitvraag te komen. Vervolgens worden – om tot een inschrijving te komen – ook veel kosten gemaakt. Bij en door iedere inschrijver. Dat gaat om een veelvoud van de kosten van de uitvraag. En er kan maar één winnaar zijn, dus er is sprake van heel veel weggegooid geld.

Dit leidt tot de volgende vraag: weten opdrachtgevers dan niet wat ze willen uitvragen? Ik denk van niet. Ik denk dat opdrachtgevers gebaat zouden zijn bij een zeer duidelijke scope-afbakening. Dus een heel concrete uitvraag met concrete doelen en verwachtingen. Overzie je de vraag? En hoe doe je dat dan? Door jezelf de juiste vragen te stellen. Wat wil je maken en waarom.

Dan stap twee: Breng de juiste kennis in. Vraag de expert. En daar ligt de uitdaging voor de adviesbureaus: doe niet alsof je alles weet. Stel het projectbelang voorop. Breng de juiste kennis samen. Ook als dit betekent dat deze buiten je eigen organisatie ligt. Luister naar de opdrachtgever voordat je iets adviseert. Stel de waaromvraag zo vaak als nodig.

Tot slot stap drie. Inschrijvers, ook voor jullie geldt: weet wat je doet! Wees selectief in je projectkeuze. Je kans van slagen wordt veel groter als je inschrijft op een werk dat je op het lijf geschreven is. En durf eerlijk te zijn! Krijg je een onmogelijke aanvraag? Zeg dat tegen de opdrachtgever. Waarom? Daar leert iedereen van.

Conclusie: vaak brengen we niet de juiste kennis in. Zijn adviesbureaus daarmee overbodig? Soms. Houd het simpel en stel de juiste vragen. Durf te vragen én te antwoorden. Wees eerlijk en direct. Pas dán komt de kenniseconomie echt tot zijn recht. Mislukken er dan nog aanbestedingen? Ik denk van niet. Jij wel?

 

Terug naar Projectmanagement

Van dezelfde auteur

Inkoop versus project

Inkoop versus project

Een tijdje geleden kreeg ik het volgende dilemma voorgeschoteld: Een projectleider van een waterschap wil graag een duurzame relatie (partnerschap) opbouwen met een leverancier/aannemer. Dit blijkt echter strijdig met het inkoopbeleid van de organisatie.

 
Bekijk alles van deze schrijver