Een winnend EMVI-plan vraagt volwassen samenwerking

Een EMVI-plan faalt zelden door de vorm. Het faalt door de houding erachter.

In aanbestedingen spreken we veel over samenwerking, vertrouwen en partnerschap. In bouwteams, in contracten en in plannen. Tegelijkertijd zien we in de praktijk dat het wij-zij-denken hardnekkig blijft bestaan. Aannemers schrijven voorzichtig omdat ze bang zijn afgerekend te worden. Opdrachtgevers regelen dicht uit angst om grip te verliezen. Zolang die houding niet verandert, verandert er wezenlijk niets. Niet door een andere contractvorm. Niet door een nieuw systeem. En ook niet door een betere formatopmaak.

Bij Syntera werken we al meer dan tien jaar aan EMVI-plannen. In die periode hebben we er honderden geschreven – waarschijnlijk tussen de vijfhonderd en duizend – voor projecten van zeer uiteenlopende aard en omvang. We werken voor aannemers én voor opdrachtgevers. Nooit in hetzelfde project, maar wel aan beide zijden van de streep. Dat betekent dat we beide talen spreken. Dat we de belangen, zorgen en dilemma’s van beide kanten kennen. En precies dát geeft ons het recht om de spiegel voor te houden.

Wie niets durft te kiezen, wordt ook niet gekozen.

Een EMVI-plan is geen marketingdocument en geen verplichte formaliteit. Het is een expliciete verwoording van keuzes. Wat ga je doen? Waarom kies je daarvoor? En wat betekent dat concreet voor het project? Toch zien we nog vaak plannen die blijven hangen in algemeenheden. Begrijpelijk, want concreet zijn voelt risicovol. “Als we het opschrijven, moeten we het ook waarmaken.” Dat klopt. En dat is precies waar opdrachtgevers naar zoeken.

Voorzichtigheid beschermt zelden. Ze maakt plannen inwisselbaar en nodigt uit tot vlak beoordelen. We zien steeds vaker dat aannemers liever een aanbesteding missen op basis van een bewuste, scherpe keuze dan tweede worden met een plan zonder profiel. Dat is geen verlies. Dat is volwassen ondernemerschap. Lef tonen betekent niet roekeloos zijn, maar helder zijn over wat je wel en niet doet.

Beoordelen is geen formaliteit. Het is een vorm van leiderschap.

Een EMVI-plan wordt niet alleen geschreven, het wordt ook beoordeeld. En beoordelen is mensenwerk. Dat betekent interpretatie, subjectiviteit en durf. Toch zien we in de praktijk dat beoordelingen vaak opvallend vlak blijven. Iedereen scoort rond hetzelfde niveau, met beperkte toelichting en weinig onderscheid. Daarmee wordt precies bevestigd wat men zegt te willen doorbreken: het wij-zij-denken.

Opdrachtgevers hebben hierin een sleutelpositie. Slecht opdrachtgeverschap is net zo schadelijk als slecht aannemerschap. Een uitvraag formuleren vanuit een bepaalde systematiek en die na gunning loslaten omdat het projectteam er niet achter staat, ondermijnt de waarde van het hele proces. Net zoals een aannemer die veel belooft en weinig levert. De spanning tussen inkoopbelang en projectbelang is hierin een wezenlijk aandachtspunt. Als die werelden elkaar niet vinden, ontstaat frictie. En frictie vertaalt zich direct in wantrouwen, extra controle en dichtgeregelde plannen.

Samenwerking groeit niet door systemen te veranderen, maar door mensen volwassen keuzes te laten maken.

Andere contractvormen lossen dit niet op. Nieuwe aanbestedingsmethodieken ook niet. Verandering begint bij houding. Bij de bereidheid om vragen te stellen, om te luisteren en om verantwoordelijkheid te nemen voor het geheel. Echte samenwerking vraagt dat partijen elkaar niet benaderen vanuit wantrouwen, maar vanuit professionaliteit.

Bij Syntera verbinden we mens en techniek. Niet omdat het goed klinkt, maar omdat projecten daar beter van worden. We zijn verbinders, experts en verbeteraars. We brengen denkers en doeners samen, stellen scherpe vragen en maken keuzes expliciet. Een EMVI-plan is pas geslaagd als de opdrachtgever na gunning herkent wat er is opgeschreven. Als buiten gebeurt wat binnen is beloofd. En als het project beter loopt mét het plan dan zonder.

Dat vraagt iets van aannemers. En net zo goed van opdrachtgevers.