Adviesbureau voor bouw en infra

Communicatie

Als omgevingsmanagement omslaat in crisismanagement…

Als omgevingsmanagement omslaat in crisismanagement…

“Bewoners Hulst verrast: straat opeens acht maanden dicht”. Als communicatiespecialist werd ik getriggerd door deze kop op www.nos.nl. We zijn als adviesbureau voor de bouw- en infrasector dagelijks bezig met de vraag hoe we het beste kunnen communiceren met de omgeving van een project. We doen er alles aan om die omgeving zo veel en zo snel mogelijk te betrekken bij de werkzaamheden. Je wilt immers voorkomen dat bewoners verrast worden en als gevolg daarvan de hakken in het zand zetten; het draagvlak voor een project is dan volledig weg. Het bovengenoemde nieuwsbericht is dan ook de ergste nachtmerrie voor een omgevingsmanager. Het vertrouwen in de gemeente en de aannemer is weg en als klap op de vuurpijl haal je op een negatieve manier de landelijke pers. Imagoschade alom en zie dat maar eens te herstellen.

 
Do's en don'ts voor omgevingsmanagment

Do's en don'ts voor omgevingsmanagment

Omgevingsmanagement speelt een steeds grotere rol in de bouw- en infrasector. Ook voor relatief kleine projecten moet al tijdens de aanbestedingsfase in verregaande mate na worden gedacht over de invulling van het omgevingsmanagement. Werd de communicatie met de omgeving eerder door bijvoorbeeld de uitvoerder verzorgd, tegenwoordig ligt deze taak vaak bij een professionele – externe – omgevingsmanager. Yvonne Arnst heeft als communicatie-adviseur jarenlang ervaring en geeft hier enkele tips om omgevingsmanagement van meerwaarde te laten zijn voor een project.  DO’s volgens Yvonne Stap vanaf het begin in | betrek de omgevingsmanager vanaf het allereerste moment – waar mogelijk vanaf de aanbestedingsfase – bij het project. Met belangen, wensen en tips van de omgeving kan dan vanaf het begin rekening worden gehouden wat later tijd en geld bespaart;   Zet in op persoonlijk communicatie | ga vooral in de beginfase letterlijk bij mensen aan de keukentafel zitten. Hierdoor leren mensen je kennen, voorkom je onduidelijkheden en miscommunicatie en kun je op veel vragen al een antwoord geven. Bovendien wordt persoonlijk contact erg gewaardeerd, je staat bij wijze van spreken al met 1-0 voor;   Communiceer eerlijk en duidelijk | vertel duidelijk wat je wilt vertellen, ook bij ‘slecht’ nieuws. Hiermee voorkom je teleurstellingen en onduidelijkheden die je in een later stadium met veel pijn en moeite moet oplossen.   Duidelijke afstemming | stem tijdens het project duidelijk met elkaar af wie welke communicatietaken uitvoert. Hiermee creëer je eenduidigheid in je communicatie en voorkom je verwarring en gaten in de informatievoorziening.   Don’ts volgens Yvonne Beloften doen die je niet kunt waarmaken | het is verleidelijk om dingen te beloven, maar soms is een situatie zo complex dat je de belofte uiteindelijk niet kunt waarmaken. Mensen raken hierdoor teleurgesteld en ze verliezen hun vertrouwen in het project;   Persoonlijk betrokken raken | blijf als omgevingsmanager professioneel en objectief. Mensen kunnen je soms erg persoonlijke verhalen vertellen, blijf dan steeds de afweging maken wat bij het project hoort en wat niet. Je kunt als omgevingsmanager niet alles oplossen, zeker niet als de situatie erg complex is.   Te veel informatie delen | we willen duidelijk en transparant zijn, maar dit betekent niet dat we alles delen met de omgeving. Communiceer alleen de informatie die relevant is voor de omgeving en val mensen niet lastig met zaken waar ze toch niets van merken;   Te laat reageren op weerstand | als je pas reageert als er al weerstand is, ben je te laat. Mensen zijn mondig, hebben vaak al een duidelijke mening gevormd en delen dit op social media. Het kost ontzettend veel energie om deze negativiteit weer een positieve kant op te laten gaan.  

 
De ultieme burgerparticipatie

De ultieme burgerparticipatie

Steeds meer burgers voelen zich betrokken bij hun eigen leefomgeving en zetten zich daar graag voor in. Ze willen een bijdrage leveren aan het verbeteren van de leefbaarheid van hun eigen leefomgeving. Voor nu én later. Door hier gebruik van te maken, worden burgers betrokken bij (een gedeelte van) het overheidsbeleid. Dit noemen we burgerparticipatie. Participeren betekent deelnemen, ergens onderdeel van zijn, ofwel: meedoen. Dit meedoen gaat verder dan de inwoners hun mening vragen tijdens een informatie-avond. Het  betekent actief gebruikmaken van de kennis en denkkracht van de inwoners, het faciliteren van initiatieven, het inspelen op bestaande ideeën en het aanwakkeren van nieuwe ideeën. Burgerparticipatie betekent geen parallelle trajecten onder het mom “het moet maar…”. Het vraagt om inbedding in het algemene beleid. Waarom? Omdat het de kloof tussen overheid en burgers dicht, het de basis is voor een breed gedragen plan en conflictsituaties in de toekomst voorkomt. Overheid en burgers zijn samen eigenaar en samen verantwoordelijk. Het gaat om inclusiviteit: iedereen telt. Inclusiviteit vraagt om samenwerking die resulteert in synergie. Dit doen wij al jaren met succes. Ook als de belangen van de partijen eerst tegengesteld lijken te zijn. We slaan de brug die het begin is van het dichten van de kloof. We verbinden de belangen van burgers aan die van de overheid. Zo maken we samen plannen die garant staan voor een optimale leefomgeving. In Blijham begonnen we met een droom van een aantal enthousiaste burgers. Tijdens gezamenlijke overleggen kwam de droom tot leven. Ook andere betrokkenen haakten aan en werden deelgenoot. Samen bepaalden we de inrichting van het dorpsplein en de inrichting rondom het dorpshuis. Samen creëerden we de optimale leefomgeving die inmiddels ook echt gerealiseerd is. Een leefomgeving waar alle betrokkenen zich eigenaar van voelen. Waarom? Er is niets leukers dan samen het beste in de ander naar boven halen en je eigen droom gerealiseerd zien worden. Voor onze aanpak geldt: Meedoen is belangrijker dan hetzelfde als winnen!